Cómo presentar las cuentas de una comunidad de vecinos

Cómo presentar las cuentas de una comunidad de vecinos queda en manos completamente de la propia Junta de propietarios que de forma a la comunidad. Habitualmente es el administrador de fincas la figura en la que recae la responsabilidad de gestionar las cuentas de la comunidad y presentarlas a los propietarios en Junta. Su relación con la comunidad de propietarios es de mandato “sui generis”, a la que son aplicables los artículos del Código civil reguladores del mandato y los correspondientes de la LPH (específicamente los arts. 13.6 y 7 y art. 20).

No existe un protocolo exigido por normativa para la presentación de las cuentas, ya que la comunidad de propietarios no es una entidad mercantil. Toda la información contable y administrativa relevante de la comunidad se plasmará siguiendo las pautas previamente determinadas por el administrador o quien sea responsable de las cuentas, de la forma más clara y explicativa posible.

Ahondamos un poco más en el contexto normativo y de forma sobre la presentación anual de las cuentas de una comunidad de vecinos.

Lo que dice la Ley de Propiedad Horizontal

Yéndonos a la normativa sobre Propiedad Horizontal, apenas hay referencias a cómo presentar las cuentas de una comunidad de vecinos. Tan solo vemos una escueta referencia en su artículo 14, que dice así: “a la Junta de propietarios le corresponde aprobar el plan de gastos e ingresos previsibles y las cuentas correspondientes”.

Citamos también el artículo 16, que dice lo siguiente:

“1. La Junta de propietarios se reunirá por lo menos una vez al año para aprobar los presupuestos y cuentas y en las demás ocasiones que lo considere conveniente el presidente o lo pidan la cuarta parte de los propietarios, o un número de éstos que representen al menos el 25 por 100 de las cuotas de participación.”.

La convocatoria de la Junta se debe anunciar con, al menos, 15 días de antelación para que cada propietario pueda examinar con calma y sosiego las cuentas y así poder formular, si así se diese, los comentarios e incisos pertinentes el día de la reunión. Otro objetivo es otorgar  tiempo prudencial a los citados para que puedan asistir a la Junta y que la representación sea la mayor posible. Estos presupuestos y cuentas no sólo deben incluir los consabidos ingresos y gastos acaecidos durante el año fiscal en la comunidad, sino también la información concreta de sus conceptos y su justificación. Además, se deben especificar las cantidades pertinentes ligadas a las responsabilidades tributarias que se diesen (IRPF, IVA, etc.).

Lo más habitual en la mayoría de fincas es presentar un documento dividido en principales partidas:

  • Ingresos
  • Gastos

Dentro de las mismas, todos los movimientos económicos y administrativos acaecidos, con especial incidencia a aspectos como:

  • Saldo neto de las cuentas de la comunidad a fecha del informe que se presenta
  • Deudas vigentes de propietarios
  • Saldos a favor de propietarios (inhabituales pero posibles)
  • Movimientos bancarios sin identificar
  • Explicaciones de incrementos (si los hubiere) de costes por demoras en los ingresos o pagos.
  • Próximas derramas previstas

Cómo presentar las cuentas de una comunidad de vecinos a cada propietario

Como ya hemos apuntado, las cuentas se presentan en Junta una vez al año por ley. Pero, ¿qué ocurre si como propietarios individuales, queremos ver y repasar las cuentas en cualquier momento?

como presentar las cuentas de una comunidad de vecinos

Aunque parezca lo contrario, no es un asunto fácil de dirimir y sí bastante controvertido. A grandes rasgos, el vecino/a solamente tiene derecho de acceder a la documentación contable de la comunidad antes de celebrarse la Junta de propietarios ordinaria donde se aprueban las cuentas. Una vez aprobadas, ya no tiene derecho de acceso.

Aportamos contenido parcial de una sentencia de la Audiencia de Málaga del 27/2/2007 al respecto:

“Por ello, aunque exista discrepancia sobre su naturaleza jurídica (mandato, arrendamiento de servicios o negocio jurídico mixto entre mandato y arrendamiento de servicios), lo que es evidente es que es un órgano que responde únicamente frente a la junta de propietarios y ante la cual debe rendir cuentas de su gestión, en los términos establecidos en el artículo 20 de la Ley de Propiedad Horizontal , no siendo en ningún caso responsable frente a los distintos propietarios, ni tampoco está obligado, de forma individual con cada uno de ellos, a rendirles cuentas de su gestión.”.

Dicho esto, muchos administradores de fincas acceden a enseñar las cuentas de la comunidad de vecinos previa reclamación vía burofax indicando el motivo por el que se solicitan. Pero no están obligados ya que el administrador sólo es responsable ante la Junta, no ante los propietarios individualmente. O solicitando Junta con un único punto del día: “Auditoría de cuentas”.

Hay que entender que no pueden darlas, ni siquiera fotocopia, para verlas tranquilamente en casa ya que son datos y cuantías económicas de ámbito privado que deben prevalecer como tal sólo a disposición de los propios propietarios.

La Ley de Propiedad Horizontal, por tanto, no recoge que el administrador deba enseñar todas las facturas y/o gastos a uno o varios propietarios.

Cuentas de derramas inesperadas o no incluidas en una comunidad de vecinos

Ni que decir tiene que si la comunidad se ve obligado a acometer una derrama de cierta entidad no prevista, que exija incrementos de cuota o cualquier otro movimiento económico comunitario, se deberá hacer una rendición específica que venga acompañada de una aprobación de los presupuestos y partidas, plazos de ejecución, etc.

Conclusiones

Cómo presentar las cuentas de una comunidad de vecinos no tiene excesivo misterio, y es el administrador de fincas el encargado de presentar el documento en Junta ordinaria una vez al año. No estipula la ley un procedimiento concreto, ni obliga, más allá de su presentación anual en Junta, a más requerimientos por parte de los responsables de su gestión.

Es muy recomendable que acudan todos los propietarios a la Junta anual en la que se presentan en sociedad, no solo para estar al corriente de gastos e ingresos, sino para supervisar el trabajo del administrador y resto de gestores (si los hubiese) para que, en caso de irregularidad, poder pedir explicaciones y tomar las medidas pertinentes que se sucediesen. En Abogados Propiedad Horizontal, además de despacho de abogados especializado en Propiedad Horizontal, ejercemos de administradores de fincas en Barcelona Pineda de Mar y Girona. Estamos a vuestra disposición.

31 comentarios en «Cómo presentar las cuentas de una comunidad de vecinos»

  1. Buenos días,
    Pregunta:
    En la reunión anual de la Comunidad , se pueden llevar las fras. (o copias de las mismas), con el fin de que los vecinos puedan comprobarlas?
    Y en éste caso me refiero a pagos/fras de imprevistos
    uN SALUDO

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    • Buenos días Vicente,

      Decirte que para poder obtener esta información, debes solicitarla al administrador previo a la celebración de la junta donde se aprueben estas derramas. En caso de no hacerlo, no podrás solicitarlo.

      Un saludo.

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  2. Buenos dias, somos una comunidad de inquilinos, de viviendas municipales concretamente EMVISESA de Sevilla; la pregunta es: Tenemos derecho a tener permiso de ver los movimientos Bancarios de nuestra comunidad, sin poder intervenir en la misma. (el presidente)
    Tambien preguntar, cuando un inquilino se marcha, dejando una deuda de 4.000 euros a la comunidad; ¿debe pagarlo el propietario del piso, en este caso EMVISESA? alguna norma en esta cuestion.

    Agradecido

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    • Buenos días Juan Antonio,

      Indicarte que para poder tener acceso a los movimientos deberéis solicitarlo previo a la junta ordinaria y con petición expresa al administrador.

      Un saludo.

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  3. Buenas tardes:
    El administrador de mi finca antes de la reunión anual envía a los vecinos las cuentas menos a mí. Desde hace cuatro años se las llevo pidiendo, es decir, recibir las cuentas igual que el resto de los vecinos, pero hace caso omiso.
    Presenté una queja ante el colegio de administradores de fincas de mi ciudad y me han contestado que debería haber probado que no las recibo (no sé como podría probar eso) y que en todo caso es una cuestión de la comunidad de vecinos. En asamblea he puesto en conocimineto de mis vecinos el hecho y, claro, ¿por qué no me van a llegar las cuentas?. Un vecino planteó que me las enviaran certificadas pero….
    Se supone que se ha subido la cuota comunitaria pero al no recibir las cuentas no sé cuanto me corresponde pagar, con lo que no puedo actualizar la domiciliación y eso me situa en una posición de morosa con la comunidad, con lo que no tengo derecho a voto ni a alegaciones ni a someter a crítica porpuestas….
    ¿Qúe puedo hacer frente a eso?
    Muchas gracias por su atención

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    • Buenos días Maribel,

      Sentimos decirte que necesitaríamos ver la convocatoria ordinaria donde normalmente constan adjuntas las cuentas anuales para poder tener una visión más completa de la situación.

      En cuanto a la cuota comunitaria, si el administrador hace caso omiso a tus peticiones, te recomendamos que contactes con algún vecino de confianza y te deje ver las cuentas para al menos saldar las cuentas con la comunidad. Si en las cuentas no se especificara la cuantía que te corresponde, ahí tendrías la prueba ante el colegio de administradores de que no te están llegando las cuentas.

      Un saludo.

      Saludos.

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  4. Buenas tardes,
    Quisiera consultar lo siguiente: a finales del año pasado compramos una vivienda, con su respectivo certificado de la administradora de que el antiguo propietario no dejaba ninguna deuda pendiente con la comunidad. Hace pocos meses se cambió la empresa de administración de la finca, con lo cual salió a la luz unos balances de cierre de los ejercicios de 3 años anteriores (aparte de las cuotas de comunidad). La administradora actual solo nos presenta un cuadro resumen con los montos adeudados, pero no muestra (dice que no lo aportó la antigua administradora) el concepto de los gastos. Además, en las cuentas, cada vivienda debe algo diferente, no relacionado con el coeficiente de cada vivienda.
    ¿Estoy en mi derecho de saber los conceptos de los gastos que se nos están cobrando? Les estoy reclamando que quiero saber ésto antes de pagar.
    Así mismo, los cobros pertenecientes a períodos previos a la compra, ¿me corresponde pagarlo a mí? ¿Puedo reclamarlo al antiguo propietario?
    Gracias de antemano y un cordial saludo

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    • Buenas tardes Ricardo,

      Antes de responderte, pedirte disculpas por la demora en la respuesta. En agosto no hemos tenido al equipo responsable de las respuestas a los usuarios/as al completo.

      Sobre tu consulta, sería oportuno ver el certificado de deuda emitido por la administradora. Asimismo, también necesitaremos verificar la reclamación actual. En este sentido, si nos reclaman tales cantidades (previa revisión respecto de su origen), podríamos oponernos.

      Un saludo.

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  5. Buenos días: mi administradora puede aprobar cuentas desde 02/01/21 a 31/07/22 ? O por el contrario la aprobación se ciñe a año natural, hasta 31/12/21?

    Muchas gracias. Un saludo

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    • Hola Elena: Soy Administradora de Fincas desde hace mas de 30 años, el caso es que la Ley en concreto la LPH, considera a la Comunidad como un usuario final, no es una empresa, por eso no está sujeta a ninguna normativa respecto a las cuentas, ni tampoco se registran en el Registro Mercantil, porque no tiene personalidad Jurídica. En el caso que comentas, lo ideal sería que tu Administrador, presentara un saldo de banco del día 2/01/21 y el saldo de banco a 31/07/22 para poder comprobar los ingresos y los gastos reales entre esas fechas. Es obligatoria una Junta anual en dónde se presentan las cuentas y el presupuesto para el año siguiente. Espero que te sirva.

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    • Buenas tardes Elena,

      Perdona en la demora en la respuesta. No hemos tenido todo el equipo al completo durante este pasado mes de agosto.

      Respecto a tu consulta, decirte que las cuentas comunitarias deben ser aprobadas por la junta de propietarios. En ningún caso la administradora, de forma independiente, puede aprobar las cuentas.

      Un saludo.

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  6. Buenos dias;
    Antes de una Junta nos tienen que enviar las cuentas de la comunidad para piernas revisar?
    Han convocado la Junta y no han enviado las cuentas, que puedo hacer?
    No puedo aprobar unas cuentas que no he repasado en la propia Junta.
    Tienen o lo obligación de enviarlas antes?
    Muchísimas gracias.

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    • Buenas tardes Natividad,

      Trasladarte que efectivamente, antes de una junta ordinaria donde se aprueban las cuentas, deben facilitarse a los vecinos las mismas. En caso de no facilitarse, podría impugnarse el contenido específico del acta.

      Un saludo.

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  7. Hola.
    Desde el 2016 que se hizo cargo un administrador de la comunidad, no hemos recibido ninguna notificación de reuniones anuales ni tampoco hemos sido informados de los gastos ni recibos que cada piso paga . No se ha hecho nada en esos años. es más , me he puesto en contacto con él comentándole que nos mandara a los correos todo y siempre dicen que si pero no recibimos nada. no sé lo que podemos hacer. Espero me respondan. Muchas gracias.
    Un saludo

    Responder
    • Buenas tardes Eloísa,

      Recomendamos que el presidente convoque junta e impulse la paralización de la comunidad. También les recomendamos un cambio de administrador.

      Un saludo.

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  8. Buenos días la gestoría que nos lleva la comunidad a decidido no gestionarnos porque el bar es familiar y no quieren problemas con el ya que no paga sus cuotas y tampoco nos quieres explicar lo que tiene que pagar el bar por leí. Están obligados a presentarme el ejercicio del año en curso de lo que tiene que pagar el bar. Ya que nos dejaron de gestionar. Para yo poder aplicarlo. Porfavor ruego contestación cracias

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    • Buenos días Manu,

      Hacerte llegar que dependerá de los honorarios profesionales que hayas abonado. Necesitaríamos tener acceso a toda la documentación.

      Un saludo.

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  9. Buenas noches:
    Estoy en otra comunidad de vecinos en la que las funciones del administrador las hace un vecino. Pues bien, ayer se celebró una reunión en la que se acordó una derrama para la cubierta de + de 5000€ por vecino. A mi me representaba otro vecino a 400km, y nosotros votamos en contra pero porque este señor por más que se le pide dice tener presupuestos pero no los enseña ( escusa dice que es mucho tocho), tampoco enseña los movimientos de la cuenta de la comunidad. Por ello es imposible saber si lo que le toca a cada vecino es lo real, tiene un montón de acólitos que le ríen las gracias, pero no sabemos si están sobornados o qué. Lo que no quiero es que nos tome por tontos y le paguemos a él el tejado o vete a saber.Estuve de presidente hace 4 años y constantemente tenía que preguntarle por los adeudos en cuenta que realizaba y todavía estoy esperando me justifique reintegros. Pero no acaba ahí la cosa, una vecina ha dicho que no puede pagarlo y se la va a consentir que pague poco a poco y mes a mes, a unos 150 al mes y que su parte (unos 400E) que los adelantemos los demás, y por más que nos hemos opuesto nada. .Estaba pensando mandar una carta certificada a la presidenta (mera figura decorativa) para que nos muestre el saldo de la cuenta, los presupuestos, etc…
    He leído que la Ley de la propiedad horizontal exige transparencia pero aquí nada.
    Por cierto, como no se aprobó esta mañana la han vuelto a convocar el miércoles, para librarse de gente incómoda como mi vecino que me representaba y que no podrá ir.
    Qué puedo hacer en este nido de sinvergüenzas?
    ¿Cómo puedo de manera correcta y adecuadamente sin saltarme la Ley obligar a que me enseñen todo lo dicho??
    Perdona por tu tiempo pero no sabía a quién dirigirme.
    Por cierto si tengo que denunciar a esta comunidad que me aconsejas?
    Muchas gracias
    Saludos
    Eduardo

    Responder
    • Buenos días Eduardo,

      Antes de demandar, recomendamos siempre intentar encontrar una solución pacífica mediante el diálogo y el consenso. En caso de no ser posible, también recomendamos la mediación para intentar alcanzar acuerdos satisfactorios.

      Un saludo.

      Responder
  10. Las cuentas de gasto del año pasado de mi comunidad tenían duplicados 4 recibos de luz , el administrador decía que no se habían pagado duplicados, pero el caso es que en la cuenta de gastos si estaban sumados como si se hubiesen pagado dos veces.
    Hubo varios vecinos que no aprobaron las cuentas de gastos, pero otros, la mayoría, si los aprobó porque el administrador dijo que si no se aprobaban la ley no permitiría actuar en contra de los morosos.
    Yo creo que esto es falso y la no aprobación de los gastos no implica el que la junta de gobierno no pueda actuar contra los morosos. Necesito que me confirmen si estoy en lo cierto y esto no influye para actuar contra los morosos. En el acta de dicha junta no se rectifico el error y los gastos continúan si ser los correctos

    Responder
    • Buenos días Adolfo,

      Atendiendo a tu consulta, decirte que para poder darte una respuesta fundamentada necesitaremos tener acceso a la documentación contable para su adecuada revisión.

      Un saludo.

      Responder
  11. Hola.
    Al convocar en mi comunidad de vecinos la reunión ordinaria anual y presentar las cuentas del año anterior, no está reflejado los deudores de cuotas de ese ejercicio.
    Preguntada a la junta directiva alegan que como han llegado a un acuerdo de pagar a plazos no hace falta reflejarlo, yo, tengo mis dudas.

    Por favor, ruego su respuesta y muchas gracias.

    Responder
    • Buenos días Pepita,

      Decirte que los morosos deudores siempre deben constar. No obstante, llegar a acuerdos de pago es legítimo.

      Un saludo.

      Responder
  12. Lo de avisar con 15 días de antelación para la Junta es un GAZAPO que hace que el resto de la información pierda credibilidad.
    Son 6 días antes de las Juntas Ordinarias y el tiempo necesario para las extraordinarias.

    Vaya credibilidad.

    Responder
  13. Hola, en la comunidad de propietarios donde compré un loft en febrero de 2022 no se ha convocado ninguna junta desde antes de la pandemia. En noviembre de 2022 escribí preguntando cuando se haría reunión porque lei que desde el año 22 volvía a ser obligatorio realizar la junta ordinaria para aprobar los ejercicios. Me contestaron que normalmente se hacía en febrero. He escrito al administrador y me ha comentado que tiene mucho lío, al presidente parece que tampoco le urge ¿ hay alguna fecha límite para aprobar las cuentas de antes de la pandemia y las del año 2022? ¿ qué puedo hacer si no convocan junta ? No he visto nunca unas cuentas de mi comunidad y no sé ni el saldo que tiene. ¿ en el caso de que la convoquen hay obligación de reflejar en el orden del día las propuestas de los propietarios? ¡Mil gracias!

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      • Buenos días,
        A ver si puede aclarar ese concepto de “celebrar anualmente”.
        ¿Sería válido una junta en enero de 2022 y otra en diciembre de 2023?
        Prácticamente serían 2 años entre juntas pero también es verdad que una es en 2022 y otra en 2023.

        ¿Cómo debemos entender la ley?
        Muchas gracias, saludos.

        Responder
  14. Buenos días,
    A ver si puede aclarar ese concepto de “celebrar anualmente”.
    ¿Sería válido una junta en enero de 2022 y otra en diciembre de 2023?
    Prácticamente serían 2 años entre juntas pero también es verdad que una es en 2022 y otra en 2023.

    ¿Cómo debemos entender la ley?
    Muchas gracias, saludos.

    Responder
  15. Quisiera saber cómo debo impugnar un acta pues las cuentas que el Administrador de Fincas llevó a la Junta Ordinaria eran erróneas, aún así se aprobaron por varios vecinos que no pidieron ninguna explicación. El administrador y el Presidente, sacan cheques y no justifican en qué se gastan, ni entregan facturas. Algunos vecinos tienen deudas atrasadas que no pagan y nunca aparecen como deudores y estas deudas van prescribiendo. Muchas gracias

    Responder
    • Buenos días Ana,

      Atendiendo a tu consulta, indicarte que para poder impugnar debemos revisar el acta y saber su fecha de recepción. Una vez analizada la viabilidad, iniciaríamos los trámites de impugnación.

      Un saludo.

      Responder

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