Blog de Comunitat

Gestió de comunitats: el paper de l’administrador de finques

La gestió de comunitats (ja ho hem tractat en el blog en alguna ocasió) és una tasca conjunta que pot ser complexa per moments. [email protected] ens pregunteu a través del formulari de la web si és realment necessària la contractació de la figura d’un administrador de finques. Que si entre las obligacions del president de la comunitat no hi ha la d’exercir d’administrador com a tal. Respondrem a tot a continuació.

La gestió de comunitats, en mans de tots

Efectivament, un president de la comunitat, durant l’any de mandat que li correspon, ha d’assumir un paper molt semblant al d’un administrador de finques. Però en general, i depenent dels coneixements i facultats del president, el més normal i aconsellable és tenir les dues figures a la comunitat.

Ha de controlar:

  • Les peticions, problemes o conflictes que sorgeixin entre els veïns amb les zones comunes de la comunitat.
  • Convocar juntes de veïns.
  • Assegurar-se que les obligacions contractuals amb proveïdors, serveis, manteniment, etc. es compleixen.
  • Representar a la comunitat en aquestes contractacions de serveis.

Però el dilema es presenta quan la persona encarregada d’aquests acompliments no està capacitada per a alguns d’ells. Llavors la gestió de comunitats es torna més complicada. Cal, per tant, la supervisió d’un professional: l’administrador de finques.

Situacions desagradables en la gestió de comunitats

Passen més vegades de les que pensem en la convivència en una comunitat contextos hostils entre propietaris, veïns o altres actors actius com a proveïdors, on es requereix un profund coneixement de la llei de Propietat Horitzontal per poder solucionar-los. No tots i totes estan capacitats per encarar el problema. I en nom d’agilitzar aquests processos el màxim possible, un administrador de finques és la millor solució.

Àrees en las que ha d’actuar

Cal dir que la contractació d’aquesta figura administrativa és negociable pel que fa a les funcions que exercirà. La gestió de comunitats no és una tasca de blanc o negre. Es pot contractar un administrador de finques perquè s’encarregui de determinats punts únicament.

Aquestes serien algunes (no totes) les matèries classificades segons la seva naturalesa:

Aspectes econòmics

  • Supervisió i reclamació de cobraments de forma amistosa derivats de serveis, derrames, etc.
  • Supervisió, cobrament i arxiu de rebuts ordinaris i extraordinaris de propietaris i veïns.
  • Control de les despeses i enviament de pressupost anual a [email protected] els usuaris de la comunitat.
  • Supervisió dels fons de la comunitat per deixar-los en disposició d’aquelles persones de la comunitat que figurin com a autoritzades per a la seva gestió.

Aspectes burocràtics

  • Redacció i enviament de convocatòries per a la celebració de juntes ordinàries o extraordinàries.
  • Redacció i enviament (segons acord previ amb l’administrador) d’aquells documents, circulars, informes trimestrals, semestrals, etc., que s’hagin acordat.
  • Presència i ajuda en totes les juntes ordinàries i extraordinàries.
  • Redacció i lliurament de tots els tipus de contractes, civils o mercantils, que siguin necessaris per al correcte funcionament de la comunitat.
  • Supervisió de qualsevol sinistre que es produeixi, en paral·lel amb l’assegurança, arribant a presentar-se a les dependències policials per executar denúncia.
  • Firmes de certificació d’acords o situacions de deute (en cas d’utilització en processos judicials).

Aspectes de manteniment

  • Supervisió i manteniment de fitxers de dades, havent de posar al dia tots els canvis respectius als veïns i les seves propietats.
  • Supervisió i manteniment del llibre d’actes, que haurà de ser arxivat per 5 anys per al possible ús de les convocatòries, documents, comunicacions, etc a futures reunions.
  • Contractació de nous serveis o substitució dels antics, prèvia autorització de la Comunitat de Propietaris.
  • Resposta a qualsevol trucada que impliqui una situació imprevista que requereixi d’una supervisió professional o arranjament.
  • Valoració dels immobles de la comunitat per a la contractació de les assegurances pertinents.

Com hem comentat anteriorment, les responsabilitats de l’administrador de finques poden abastar un major espectre en funció de les necessitats que exigeixi la gestió de comunitats.

President de la comunitat, administrador de finques, veïns… [email protected] formen part implícita en la gestió de la comunitat. No ho oblidem.

 

 

Leave a Reply